Divergências de dados entre documento fiscal e PO: vamos resolver esse problema?

No Brasil, estima-se que 63% das empresas recebem notas fiscais com algum tipo de inconsistência nos dados. Os erros causam uma série de transtornos, resultando em retrabalhos, ajustes nos documentos e desperdício de tempo pelas equipes. Por exemplo, as divergências de dados entre o pedido de compra de uma empresa, ou purchase order (PO), e a nota fiscal correspondente (NF-e), emitida pelo fornecedor, geram ineficiências na operação de recebimento físico e fiscal das mercadorias e podem ocasionar problemas com o fisco.

A saída é comparar previamente essas informações, antes mesmo da remessa do produto ou matéria-prima pelo fornecedor. Assim, há tempo para ajustar os documentos e eliminar as divergências de dados entre a NF-e e o PO, aumentando a eficiência logística e fiscal da empresa.

É o que faz o HomSoft, solução que realiza a entrada automática de documentos fiscais eletrônicos – NF-e (nota mercantil), CT-e (conhecimento de transporte), NFS-e (nota de serviço) – no SAP. Ao receber o arquivo XML de um documento fiscal, a solução confronta automaticamente os dados do XML com os do pedido de compra que originou a transação. Tudo isso antes do transporte do produto ou finalização do serviço.

Quais dados são checados?

O HomSoft compara e valida os seguintes dados do XML em relação aos do pedido de compra: valores unitários; valor total; impostos como ICMS, PIS, COFINS e outros; itens como NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), ST (Substituição Tributária) e natureza da operação; quantidade, peso e outras unidades de medida dos produtos; e condições de pagamento.

Caso ocorram divergências durante a conferência automática entre os dados do XML e do PO, a solução gera imediatamente um alerta para a área responsável da empresa, que pode acionar o fornecedor para a realização de ajustes na nota fiscal, antes da saída do produto ou matéria-prima. Caso não haja divergências de dados, a solução executa automaticamente os processos de recebimento MIGO (físico) e MIRO (fiscal) no SAP.   

Benefícios em cascata

A comparação dos dados realizada previamente à remessa dos produtos, como ocorre no HomSoft, e os ajustes antecipados nos documentos fiscais da transação evitam, por exemplo, a espera de caminhões no pátio, doca ou estacionamento da empresa. Com isso, a organização aumenta a eficiência de sua cadeia logística e dos departamentos fiscais e de compras.

Segundo José Geraldo Garcia, CIO da Homine, muitas empresas ainda preferem fazer a checagem manual entre o XML da nota fiscal e o pedido de compra – ou seja, profissionais leem os documentos à procura de divergências. “A validação sistêmica é muito mais ágil e certeira para encontrar esses erros em comparação com o olho humano; além do mais, ao automatizar a checagem dos dados, a empresa pode alocar seus profissionais, antes responsáveis por essa tarefa, em desafios mais estratégicos e de maior valor para a companhia”, conclui Garcia.

Quer saber mais sobre os benefícios da automação inbound de documentos fiscais para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe no comercial@homineinfo.com.br e agende uma conversa ou uma demonstração do HomSoft.